SOP: Customer Onboarding
Objective
Đảm bảo mỗi ORG mới activate (tạo link, mời CTV) trong 24 giờ sau đăng ký.
Trigger
ORG đăng ký tài khoản mới tại app.salehay.com
Flow
ORG Signup
↓ (Instant)
Welcome Email (AI) → Link to guide + video
↓ (If not activated in 4h)
Follow-up Zalo/Email (AI) → "Cần hỗ trợ setup?"
↓ (If not activated in 24h)
Personal outreach (Human) → Offer 1-on-1 setup call
↓ (If activated)
Success Email → Tips for first 7 days + invite CTV guide
↓ (Day 7)
Check-in Email → "Đã có referral đầu tiên chưa?"
↓ (Day 30)
NPS Survey → Collect feedbackChecklist Per New ORG
| Step | Timeline | Owner | Done? |
|---|---|---|---|
| Welcome email sent | Instant | AI (Resend) | Auto |
| ORG completes setup wizard | < 4h | ORG (self) | Track |
| First CTV invited | < 24h | ORG (self) | Track |
| First referral link created | < 24h | ORG (self) | Track |
| 4h follow-up (if not activated) | 4h | AI bot | Auto |
| 24h personal outreach (if still not activated) | 24h | Founder | Manual |
| Day 7 check-in | Day 7 | AI email | Auto |
| Day 30 NPS survey | Day 30 | AI email | Auto |
Templates
Welcome Email
Subject: Chào mừng đến SaleHay! Setup chương trình affiliate trong 10 phút 🚀
Xin chào [Tên ORG],
Cảm ơn bạn đã đăng ký SaleHay! Dưới đây là 3 bước để nhận referral đầu tiên:
- Tạo chương trình — Set hoa hồng % hoặc cố định
- Mời CTV đầu tiên — Copy link mời → gửi qua Zalo
- Xong — CTV share link, bạn nhận referral!
[Bắt đầu ngay →]
4h Follow-up
Subject: Cần hỗ trợ setup SaleHay?
Chào [Tên], mình thấy bạn chưa hoàn thành setup. Có gì mình hỗ trợ không? Reply email hoặc Zalo 0xxx.
SOP: Payout Processing
Objective
ORG chi trả hoa hồng cho CTV chính xác, đúng hạn, minh bạch.
Monthly Payout Cycle
Ngày 1-25: Referrals được tracking → tích lũy hoa hồng
↓
Ngày 26: ORG nhận nhắc nhở "Review hoa hồng tháng này"
↓
Ngày 27-28: ORG review + approve/reject từng referral
↓
Ngày 29: ORG tạo Payout Batch → Hệ thống tạo file ngân hàng
↓
Ngày 30: ORG chuyển khoản theo file → Mark "Paid" trên hệ thống
↓
CTV nhận notification "Hoa hồng đã thanh toán"ORG Step-by-Step
| Step | Action | Tool |
|---|---|---|
| 1 | Vào app.salehay.com → Payouts → "Create Batch" | Admin portal |
| 2 | Review danh sách CTV + hoa hồng | Admin portal |
| 3 | Approve hoặc Reject từng line item | Admin portal |
| 4 | Click "Export Bank File" → Download CSV/XLS | Admin portal |
| 5 | Upload file lên Internet Banking → Chuyển khoản batch | Bank app |
| 6 | Quay lại SaleHay → Click "Mark as Paid" | Admin portal |
| 7 | CTV nhận email/notification hoa hồng đã thanh toán | Auto |
Dispute Handling
| Scenario | Response | SLA |
|---|---|---|
| CTV claim referral không được ghi nhận | Kiểm tra tracking log → share với CTV | 48h |
| ORG reject referral mà CTV không đồng ý | Mediator: review click → conversion data | 72h |
| Hoa hồng sai số | ORG sửa → re-approve → re-export | 24h |